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DIAGNÓSTICO FASE 1

Los Tajibos

Hotelería y Hospitalidad

35

Entrevistas

125

Procesos

113

Pain Points

84

Sistemas

Resumen Ejecutivo Fase 1

Madurez Digital

4/10

Promedio general del hotel

Oportunidad Económica

$150K - $250K

USD/año en eficiencias

Discovery

~52 hrs

35 stakeholders entrevistados

📋 Principales Hallazgos

1. Fragmentación de Sistemas

81+ sistemas identificados sin integración centralizada. Opera, Micros, Simphony, SAP operan en silos.

2. Mantenimiento Manual

Ingeniería opera con Excel y WhatsApp. MaintainX en proceso de implementación pero sin adopción completa.

3. Ausencia de CRM

No existe sistema de gestión de relaciones con clientes, dificultando seguimiento de cotizaciones.

💡 Recomendación Estratégica

Priorizar implementación de CRM integrado con sistemas de ventas, completar adopción de MaintainX para mantenimiento, y establecer capa de integración de datos para unificar Opera/Micros/Simphony con SAP.

Macroprocesos Identificados

#	Macroproceso	Madurez	Oportunidad	Prioridad
1	Operaciones de Recepción (Check-in/Check-out)	5/10	Alta	Quick Win
2	Gestión de Alimentos y Bebidas	4/10	Alta	Estratégico
3	Mantenimiento e Ingeniería	3/10	Muy Alta	Quick Win
4	Contabilidad y Finanzas	5/10	Media	Incremental
5	Gestión Comercial y Ventas B2B	3/10	Muy Alta	Estratégico
6	Marketing y Comunicación	4/10	Media	Incremental
7	Gestión Humana y Capacitación	4/10	Media	Largo Plazo
8	Eventos y Centro de Convenciones	4/10	Alta	Estratégico
9	Control de Gestión y Costos	4/10	Alta	Quick Win
10	Tecnología e Informática	5/10	Media	Habilitador

Análisis de Gaps

🎓 Gaps de Conocimiento

●Gerente de Ingeniería: Uso efectivo de MaintainX para gestión de activos
●Gerente de Contabilidad: Técnicas de integración y reconciliación automatizada
●Chef Ejecutivo: Estandarización de recetas y análisis de costos
●Sub Gerente General: Análisis estratégico de datos e insights
●Gerente Control de Gestión: Herramientas de BI y visualización

📚 Gaps de Capacitación

●MaintainX: Todo el equipo de Ingeniería necesita capacitación formal
●Análisis de datos: Gerentes necesitan formación en interpretación de reportes
●Gestión del tiempo: Priorización tareas urgentes vs rutinarias
●Costos y pricing: Estrategias de costeo y fijación de precios
●Planificación de eventos: Técnicas de organización y ejecución

⚙️ Gaps de Procesos

●Falta de procedimientos documentados para inspecciones de calidad
●Ausencia de SLAs definidos para tiempos de respuesta de mantenimiento
●Sin proceso formal de aprobación de gastos digitalizado
●Falta de workflow estructurado para solicitudes entre departamentos

Sistemas Core y Criticidad

Sistema	Dominio	Vendor	Criticidad
Opera	Property Management	Oracle	CRÍTICO
Micros/Simphony	POS - Restaurantes	Oracle	CRÍTICO
SAP Business One	ERP/Contabilidad	SAP	CRÍTICO
Satcom	Facturación Electrónica	Local	CRÍTICO
MaintainX	CMMS (en implementación)	MaintainX	ALTO

🔗 Integraciones Críticas Necesarias

Opera ↔ SAP

Sincronización de ingresos y cuentas por cobrar

Micros/Simphony ↔ Satcom ↔ SAP

Flujo de facturación unificado

MaintainX ↔ SAP

Costos de mantenimiento integrados

CRM (nuevo) ↔ Opera

Perfiles de huéspedes y cotizaciones

⚠️ Deuda Técnica

ALTA Uso de Excel como base de datos para mantenimiento

ALTA WhatsApp como sistema de gestión de tareas

MEDIA Múltiples fuentes de verdad para datos de ventas

MEDIA Falta de backup centralizado de documentación

Próximos Pasos Recomendados

🎯 Corto Plazo (30 días)

1 Completar MaintainX: Capacitar 100% equipo Ingeniería y migrar todas las órdenes
2 Digitalizar inspecciones: Formularios digitales con JotForm o similar
3 Automatizar reportes: Power Automate para consolidación diaria de ingresos

🚀 Mediano Plazo (90 días)

4 Implementar CRM: Seleccionar HubSpot, Salesforce o Zoho e integrar con Opera
5 API de integración: Capa de datos unificada Opera/Micros/SAP
6 Documentar procesos: SOPs para los 10 procesos más críticos

📈 Largo Plazo (180 días)

7 Dashboard ejecutivo BI: Power BI centralizado con KPIs de todas las áreas
8 Flujos de aprobación: Workflow digital para solicitudes de pago y compras
9 Capacitación continua: Plan anual de formación en herramientas digitales

Madurez Digital por Área

Escala 1-10 basada en procesos documentados, sistemas integrados y pain points

2. Mapa de Calor de Dolor por Departamento

💡 Haz clic en una fila para ver los pain points específicos

Departamento	Crítico	Alto	Medio	Bajo	Total
Alimentos y Bebidas	1	3	14	-	18
Pain Points - Alimentos y Bebidas (Top 10): Limitación de tiempo para resolver problemas fuera del horario laboral regular Critical \| Int: 8 Falta de un proceso diario estructurado que dificulta la planificación. High \| Int: 7 Falta de autonomía en la toma de decisiones operativas Medium \| Int: 7 Difficulty in meeting projected revenue targets and needing to find alternatives to generate missing income. Medium \| Int: 7 Dificultad para estandarizar recetas debido a la variabilidad en la preparación diaria. Medium \| Int: 6 Ineficiencia en la coordinación con RRHH Medium \| Int: 6 Revisión manual de precios de proveedores que consume tiempo. Medium \| Int: 5 Dificultad para estandarizar recetas debido a la variabilidad en la preparación diaria. Medium \| Int: 5 Revisión manual de precios de proveedores que consume tiempo. Medium \| Int: 5 Falta de un proceso diario estructurado que dificulta la planificación. High \| Int: 5
Comercial	2	6	26	-	18
Pain Points - Comercial (Top 10): La falta de un CRM implementado dificulta el seguimiento a cotizaciones y la gestión de la base de datos. Critical \| Int: 8 La toma de decisiones críticas sobre pricing es complicada por el contexto económico desafiante de Bolivia. High \| Int: 8 Falta de una base de datos de clientes que incorpore datos de contacto y necesidades específicas. Critical \| Int: 8 Dificultades en la implementación de campañas de marketing alineadas con la estrategia Value for Money. High \| Int: 8 El envío de cotizaciones y respuestas mediante WhatsApp se demora, afectando la rapidez en la atención al cliente. Medium \| Int: 7 Complexity in managing multiple marketing channels and tools. Medium \| Int: 7 La necesidad de gestionar múltiples segmentos de mercado requiere estrategias comerciales diferenciadas, lo que complica la planificación y ejecución. Medium \| Int: 7 Dificultades para coordinar el abastecimiento y lanzamientos entre departamentos. Medium \| Int: 7 La resolución de quejas de clientes es un proceso que consume tiempo y puede afectar la satisfacción del cliente. Medium \| Int: 6 Manual coordination and approval of marketing materials is time-consuming. Medium \| Int: 6
Ingeniería	3	3	8	-	14
Pain Points - Ingeniería (Top 10): Falta de una herramienta de gestión de mantenimiento Critical \| Int: 8 Gestionar reparaciones con tiempos muy ajustados y falta de recursos Critical \| Int: 8 Lack of a specialized maintenance management system Critical \| Int: 8 Falta de planificación y coordinación con otros áreas Medium \| Int: 7 Falta de análisis de datos Medium \| Int: 6 Manual coordination and communication using WhatsApp and Outlook Medium \| Int: 6 Inventarios ineficientes Medium \| Int: 5 Falta de planificación y coordinación con otros áreas Medium \| Int: 5 Falta de una herramienta de gestión de mantenimiento High \| Int: 5 Falta de análisis de datos Medium \| Int: 5
Finanzas	5	15	51	-	12
Pain Points - Finanzas (Top 10): Ausencia de procedimientos formalmente establecidos en las empresas Critical \| Int: 9 La conciliación entre tesorería y contabilidad es un proceso crítico que puede ser objeto de auditoría. High \| Int: 9 El proceso de solicitud de insumos para la cocina es manual y debería estar automatizado. Critical \| Int: 8 Problemas frecuentes en las bases de datos que alimentan Power BI, afectando la integridad de la información. Critical \| Int: 8 Dificultad para planificar adecuadamente el tiempo asignado a cada actividad debido a la naturaleza dinámica del grupo empresarial. Critical \| Int: 8 Diferencias entre la facturación y las ventas totales debido a información incorrecta del cliente. Critical \| Int: 8 Falta de acceso a sistemas contables para obtener información High \| Int: 8 La implementación del nuevo sistema SAP está causando incertidumbre y posibles problemas operativos. High \| Int: 8 Entrega de información tardía por parte de otras áreas de la empresa, lo cual dificulta y retrasa la elaboración de los estados financieros mensuales. High \| Int: 8 La captura de información financiera es manual e intensiva, lo que consume mucho tiempo. High \| Int: 8
Operaciones	5	9	14	-	10
Pain Points - Operaciones (Top 10): Revisión de información crítica al inicio del día es esencial; si falla, todo el día será reactivo. Critical \| Int: 9 El entorno externo es nuestra peor amenaza ya que la coyuntura actual local e internacional influye de manera directa en la operativa logística. Critical \| Int: 9 Lack of a system to quickly update and calculate food costs with current prices. Critical \| Int: 8 Inspecciones de áreas del hotel son críticas, pero pueden ser difíciles de realizar de manera efectiva. Critical \| Int: 8 Demora en generar reportes o armarlos uno mismo, lo que quita mucho tiempo. Critical \| Int: 8 El cambio de sistema de CM NET a SAP simplificará muchas actividades. High \| Int: 8 Lack of specific spare parts can cause equipment to stop functioning. High \| Int: 8 Complexity in scheduling vacations for a large team. Medium \| Int: 7 Falta de comunicación constante entre departamentos puede causar problemas operativos. Medium \| Int: 7 Burocracia en los procesos contables que genera confusión y retrasos. Medium \| Int: 7
Gerencia General	3	3	12	-	8
Pain Points - Gerencia General (Top 10): Dificultad para despegarse del detalle operativo diario y tener una visión más estratégica del negocio. Critical \| Int: 8 La Gerencia de Finanzas está ocupada con tareas operativas, lo que reduce el tiempo para actividades estratégicas. Critical \| Int: 8 La gestión de inventarios y abastecimiento es complicada y requiere mucho tiempo. Critical \| Int: 8 Mejorar la comunicación y alineación entre los diferentes sectores/áreas del hotel. Medium \| Int: 7 Imprevistos en la operativa diaria que afectan la eficiencia del proceso. Medium \| Int: 7 El tiempo destinado a planes futuros y creación de valor es marginal debido a tareas operativas. Medium \| Int: 7 Dificultades en la coordinación con los equipos de operaciones debido a la falta de alineación en los objetivos diarios. Medium \| Int: 7 Manejo de información y registros en Excel en lugar de un sistema automatizado. Medium \| Int: 6 La revisión de KPIs operativos es un proceso manual que consume tiempo. Medium \| Int: 6 Dificultad para despegarse del detalle operativo diario y tener una visión más estratégica del negocio. High \| Int: 5
Recepción y Hospedaje	-	2	6	-	8
Pain Points - Recepción y Hospedaje (Top 10): Rotación de personal frecuente que afecta la continuidad del servicio. High \| Int: 8 Dificultad en la supervisión constante del equipo, lo que requiere micromanagement. Medium \| Int: 7 Necesidad de herramientas adicionales para motivar al equipo. Medium \| Int: 6 Dificultad en la supervisión constante del equipo, lo que requiere micromanagement. Medium \| Int: 5 Rotación de personal frecuente que afecta la continuidad del servicio. High \| Int: 5 Necesidad de herramientas adicionales para motivar al equipo. Medium \| Int: 5 Los tiempos de espera en la recepción están causando frustración tanto a los empleados como a los clientes. Medium \| Int: 5 Los retrasos en el proceso de check-in generan frustración tanto en el personal como en los huéspedes. Medium \| Int: 5
Centro de Convenciones	-	2	5	-	7
Pain Points - Centro de Convenciones (Top 10): Falta de alineación entre departamentos antes de los eventos, lo que puede llevar a malentendidos y errores en la ejecución. High \| Int: 8 Control manual de costos operativos que consume tiempo y puede llevar a errores. Medium \| Int: 7 Dependencia de múltiples herramientas que no están integradas, lo que complica la gestión de eventos. Medium \| Int: 6 Falta de alineación entre departamentos antes de los eventos, lo que puede llevar a malentendidos y errores en la ejecución. High \| Int: 5 Control manual de costos operativos que consume tiempo y puede llevar a errores. Medium \| Int: 5 Dependencia de múltiples herramientas que no están integradas, lo que complica la gestión de eventos. Medium \| Int: 5 Frustraciones por la falta de tiempo para organizar eventos adecuadamente. Medium \| Int: 5
Control de Gestión	1	3	6	-	6
Pain Points - Control de Gestión (Top 10): La atención a revisiones y solicitudes de información por parte de la Administración tributaria es un proceso que consume tiempo y recursos. High \| Int: 8 Information required for analysis is not always available or organized. Critical \| Int: 8 La conciliación entre los ingresos del sistema Opera y los registros contables en SAP es manual y consume tiempo. Medium \| Int: 7 La elaboración de informes mensuales requiere consolidar información de múltiples fuentes, lo que es tedioso. Medium \| Int: 6 Organizing information is considered inefficient or redundant. Medium \| Int: 6 La conciliación entre los ingresos del sistema Opera y los registros contables en SAP es manual y consume tiempo. Medium \| Int: 5 La elaboración de informes mensuales requiere consolidar información de múltiples fuentes, lo que es tedioso. Medium \| Int: 5 La atención a revisiones y solicitudes de información por parte de la Administración tributaria es un proceso que consume tiempo y recursos. High \| Int: 5 Information required for analysis is not always available or organized. High \| Int: 5 Organizing information is considered inefficient or redundant. Medium \| Int: 5
Tecnología	1	1	10	-	6
Pain Points - Tecnología (Top 10): Problemas recurrentes con la disponibilidad de servicios críticos como Oracle Simphony y SATCOM. Critical \| Int: 9 Falta de visibilidad en el estado de la red de comunicaciones antes de la llegada del equipo de trabajo. Medium \| Int: 7 Falta de integración entre sistemas de gestión de ventas y contabilidad, lo que requiere conciliaciones manuales. Medium \| Int: 7 Dependencia de múltiples sistemas y herramientas para la gestión de soporte. Medium \| Int: 6 Falta de automatización en la gestión de proyectos tecnológicos, lo que complica el seguimiento. Medium \| Int: 6 Problemas de comunicación y coordinación con el equipo en La Paz. Medium \| Int: 5 Falta de visibilidad en el estado de la red de comunicaciones antes de la llegada del equipo de trabajo. Medium \| Int: 5 Dependencia de múltiples sistemas y herramientas para la gestión de soporte. Medium \| Int: 5 Problemas de comunicación y coordinación con el equipo en La Paz. Medium \| Int: 5 Falta de integración entre sistemas de gestión de ventas y contabilidad, lo que requiere conciliaciones manuales. Medium \| Int: 5
General	4	14	27	-	6
Pain Points - General (Top 10): Gestión de documentación y cumplimiento normativo es complicada y propensa a errores. High \| Int: 9 Los cambios que surgen una vez empezado el proyecto representan costos y tiempos adicionales. High \| Int: 9 Falta de comunicación efectiva entre áreas Critical \| Int: 8 Falta de planificación clara provoca quiebres de stock y compras de urgencia. High \| Int: 8 Sobrecarga laboral limita el tiempo para cumplir tareas Critical \| Int: 8 Desorden y poca claridad en cuanto a lo que se quiere, definición de mi interlocutor en el tema. High \| Int: 8 Dificultades para que los proveedores realicen trabajos de calidad en el tiempo preciso. High \| Int: 8 Unpredictable daily challenges due to the nature of supervising multiple projects simultaneously. Critical \| Int: 8 Frequent need for urgent decision-making due to unforeseen issues. Critical \| Int: 8 Muchas actividades se realizan manualmente, especialmente la generación de cuadros de seguimiento Medium \| Int: 7

3. Distribución de Pain Points por Categoría

4. Matriz de Automatización (Esfuerzo vs Impacto)

🎯 Quick Wins

Alto impacto, bajo esfuerzo

Conciliación automática de pagos ($5,000/año)

Automatización de Plan de Mantenimiento ($5,000/año)

Automatización de Reportes de Estado de Equipos ($3,000/año)

Automated Ticket Creation in Jira

Automatización de análisis de ventas

🚀 Estratégicos

Alto impacto, alto esfuerzo

Integración de sistemas de comunicación interna

Integración automática Opera-SAP ($12,000/año)

Conciliación automática de reportes ($18,000/año)

Automatización de reportes a entidades reguladoras ($6,000/año)

Automated System Health Check ($5,000/año)

📈 Incrementales

Bajo impacto, bajo esfuerzo

Automatización de Registro de Incidencias ($1,000/año)

Automatización de solicitudes de pago ($6,000/año)

Automated System Health Check

Automatización de creación de recetas

Automatización de pedidos a proveedores

⏳ Largo Plazo

Bajo impacto, alto esfuerzo

Control Integral de Eventos

5. Mapa de Sistemas

Sistema	Dominio	Criticidad	Uso	Satisfacción
Adobe	Productivity	Other	1x	N/D
Angular	Software Development	Other	1x	N/D
AutoCAD	Design	Other	1x	N/D
CRM	Sales	CRM	1x	N/D
Canva	Productivity	Other	1x	N/D
CapCut	Productivity	Other	1x	N/D
Chat GPT	Other	Other	1x	N/D
Cisco WLC	Network Management	Other	1x	N/D
Control Panel	Operations	Other	1x	4.0/5
Correo Electrónico	Communication	Communication	1x	N/D
Cuaderno de notas	Operations	Other	1x	N/D
Docker	Containerization	Other	1x	N/D
Empowered GXP	Operations	Other	1x	N/D
Enersis	Energy Management	Other	1x	N/D
Envato	Productivity	Other	1x	N/D
Excel	Maintenance Planning and Budgeting	Productivity	1x	N/D
Flipsnack	Productivity	Other	1x	N/D
Flutter	Software Development	Other	1x	N/D
GPSPS	Operations	Other	1x	8.0/5
GXP	Hospitality	Other	1x	N/D
GitHub	Version Control	Other	1x	N/D
Google Drive / OneDrive	Productivity	Productivity	1x	N/D
Grandstream Access Points	Network Management	Other	1x	N/D
Guess Books	Customer Feedback	Other	1x	N/D
Hadoop DB	Database Management	Other	1x	N/D

6. Roadmap de Implementación

gantt title Roadmap de Transformación Digital - Los Tajibos dateFormat YYYY-MM-DD todayMarker on section Quick Wins Diagnóstico y análisis :done, a0, 2025-10-11, 60d Estabilización sistemas críticos :active, a1, 2025-12-15, 45d Automatización de reportes :a2, after a1, 30d Alertas proactivas :a3, after a1, 25d section Estratégicos Implementación CRM/ERP :b1, 2026-02-01, 90d Integración de sistemas :b2, after b1, 75d Dashboard ejecutivo BI :b3, 2026-03-01, 60d section Largo Plazo Automatización avanzada :c1, 2026-07-01, 120d Centro de excelencia :c2, after c1, 90d

Anexo: Stakeholders Entrevistados

Nombre	Rol	Departamento
Alcantara Menacho Diego Omar	None	Alimentos y Bebidas
Caceres Juan Pablo	None	Alimentos y Bebidas
Dicolu	None	Alimentos y Bebidas
Diego Alcántara	None	Alimentos y Bebidas
Hurtado Nicolas	None	Alimentos y Bebidas
Juan Pablo Céceres	None	Alimentos y Bebidas
Marcelo Chavez	None	Alimentos y Bebidas
Nicolas Monje	None	Alimentos y Bebidas
Nicolás Hurtado	None	Alimentos y Bebidas
Nicolás Hurtado	None	Alimentos y Bebidas
Fridda Roca	None	Centro de Convenciones
Leila	None	Centro de Convenciones
Nicolas Monje	None	Centro de Convenciones
Veronica	None	Centro de Convenciones
Zaida Andrade	None	Centro de Convenciones
Anahi Camacho	None	Comercial
Andrea Sanchez	None	Comercial
Ayaviri Del Carpio Andrea	None	Comercial
Carlos Herrera	None	Comercial
Coimbra Noriega Marcia Gaby	None	Comercial
Emily Rivero	None	Comercial
Evelyn Tarabillo	None	Comercial
Fabiola Durán	None	Comercial
Heidi Bohren	None	Comercial
Jhenifer Ponce	None	Comercial
Kenlly Ramirez	None	Comercial
Marcia Coimbra	None	Comercial
Marcia Coimbra	None	Comercial
Marcia Raldes	None	Comercial
Nicolas Monje	None	Comercial
Nohelia Saucedo	None	Comercial
Vannia Valdez	None	Comercial
Xiomara Vargas	None	Comercial
Rocabado Rocabado Maria Antonieta	None	Control de Gestión
Mejia Mangudo Pamela Lucia	None	Finanzas
Paricollo Serrano Carlos Juvenal	None	Finanzas
Gualberto Santillan	None	General
Meeting Participants	None	General
Nicolas Monje	None	General
Nicolas Monje	None	General
Santillan Pizarro Gualberto	None	General
Barroso Sanchez Patricia Griselda	None	Gerencia General
Mendoza Salazar Martha Elizabeth	None	Gerencia General
Cascales Gutierrez Maria Ines	None	Ingeniería
Ferrufino Hurtado Javier	None	Ingeniería
Perez Gutierrez Selva Araceli	None	Operaciones
Torres Laura	None	Operaciones
Nicolas Monje	None	Recepción y Hospedaje
Schmitt Columba Wendy Alicia	None	Recepción y Hospedaje
Wendy Schmitt	None	Recepción y Hospedaje
Parada Melgar Maria Laura	None	Recursos Humanos
Arias Zuleta Pavel Josue	None	Tecnología
Flores Javier	None	Tecnología